【メール】添付ファイルを自動保存！業務効率化の実例

メールで届いた添付ファイルを、毎回手動で保存していませんか？

例えば、取引先から送られてくる請求書や報告書。メールを開き、添付ファイルをダウンロードして、決まったフォルダに保存する作業は、件数が増えると意外と手間がかかります。

今回は、条件に一致するメールからPDFの添付ファイルを取り出し、自動で保存する例を紹介します。

今回自動化する作業

件名に「請求書」という文字が含まれるメールを対象にします。

例えば、次の3件のメールが届いているとします。

これらのメールからPDFファイルを取り出し、指定の保存先にまとめます。

請求書じゃないメールの添付ファイルまで保存されない？

今回は件名に「請求書」が含まれていて、添付ファイルがPDFの場合だけを対象にするから大丈夫だよ

自動化すると、対象メールの添付ファイルを次のように1か所へまとめられます。

メールを1件ずつ開いて保存する必要がなくなり、必要な請求書ファイルをまとめて確認できます。

これなら毎回ダウンロードしなくていいんだ。楽ちんだね。

そうそう！保存先を決めておけば、ファイルも探しやすくなるよ。

請求書のほかにも、日報や月次報告書など、定期的に届く添付ファイルの管理に応用できます。

今回は、メールの件名と添付ファイルの種類を条件にして、必要なPDFを自動保存する例を紹介しました。

手作業で繰り返しているメール処理も、条件を決めて自動化することで、日々の負担を減らせます。

今回の自動化に関連する技術については、以下の記事で紹介します。